O que é Backup e porquê ele é tão importante para o seu negócio

Sejam bem vindos a nossa série de artigos! Hoje vamos abordar sobre um tema bastante simples e ao mesmo tempo complexo que é o Backup, esse termo em inglês que usamos diariamente, mas nem sempre sabemos o que de fato é.

Segundo o dicionário, a palavra backup significa “cópia de segurança”. Particularmente acredito que essa definição é bem apropriada, afinal, segundo diz o ditado popular: “Quem tem um, não tem nenhum”.

Na maioria das vezes que pronunciamos ou ouvimos falar sobre o backup, o mesmo esta relacionado a tecnologia. Seja um computador, servidor ou smartphone, logo relacionamos o backup como algo necessário. Mas o fato é que o backup por si só, na maioria das vezes não resolve o problema sozinho. Nem sempre restaurar uma simples cópia de arquivos soluciona o problema, pois dependem na maioria das vezes de uma série de fatores. Isso sem mencionar aqueles que acreditam que basta acessar a nuvem e restaurar a cópia necessária direto do onedrive/google drive que esta tudo resolvido.

Um bom backup possuí uma boa política técnica por trás, uma verdadeira estratégia. Costumo dizer que as empresas deveriam ter em suas políticas um mapa estratégico de funcionamento, dividindo em 3 grupos o que é imprescindível para a empresa funcionar, seguido do o que é necessário e por fim o que é adicional. Podemos pensar somente em tecnologia no momento, mas a mesma regra serve para qualquer cenário.

Para entender, vamos ilustrar:

Imagine uma indústria que produz material escolar. Essa empresa possui as seguintes áreas: desenvolvimento de produtos, produção, qualidade, estoques, vendas e demais áreas administrativas. Para acompanhar o funcionamento, a empresa possui um sistema de gestão (ERP), o qual é alimentado com informações sobre as compras do mês, produtos produzidos, vendas, estoques, contas a pagar, folha de pagamento e etc. Também, existem arquivos relacionados a criação de produtos, orçamentos de vendas, e demais controles que auxiliam a operação no dia a dia. O sistema ainda é utilizado para emissão das notas fiscais e o servidor de arquivos também é utilizado para armazenar os arquivos XML dessas notas, para informa a contabilidade.

Como podemos observar, a empresa depende de diversas informações existentes no sistema e no servidor de arquivos. Mas, em caso de uma catástrofe, o que seria necessário para a empresa continuar a sua operação? Se houvesse um incêndio ou roubo de equipamentos, como garantir que a empresa pudesse operar novamente no menor tempo possível?

Nesse ponto, você deve estar pensando: “Basta copiar tudo na nuvem e restaurar em um novo local”.

Certo, mas e se o volume de dados fosse bastante relevante? Gigabytes ou terabytes de informação… O que deveria ser restaurado primeiro? Afinal restaurar tudo pode levar horas, dias e até meses, dependendo da quantidade de informação.

É aqui que entra a política de backup: Nela deveria estar descrito o que o responsável pelo backup deveria restaurar primeiro e como disponibilizar com segurança aos usuários.

Em minha carreira na área de TI já vi de tudo: Datacenter que pegou fogo e que foi inundado por água; Roubo de equipamento; Vandalismo; Funcionário que apagou todo o sistema; Falhas de hardware e até não existir o backup propriamente dito. Vi empresas que sofreram ataques, sequestros de informações (malware), vírus… Enfim, tudo é possível, só que no final, a empresa sofre prejuízos enormes, pois independente se existe a informação ou não, a mesma leva tempo para voltar a estar disponível.

Não pense que isso ocorre só com empresas de médio e grande porte. Todos estão sujeitos a essas situações, até mesmo os pequenos negócios e autônomos. Já presenciei casos de consultores que tinham todas as informações em seu laptop e por causa de uma simples queda, perderam todo o material de trabalho…

A política de backup define o que será copiado, com que frequência e em quais lugares. Define também como acessar a cópia, o processo de restauração, o tempo médio que o processo levará e principalmente a prioridade do que deve ser restaurado. No caso da empresa acima, podemos dizer que a prioridade seria ter acesso aos clientes, a emissão de notas e estoques de inicio, assim podemos fazer com que a empresa volte a faturar novamente diminuindo o impacto financeiro. Em seguida, seriam restauradas a parte financeira, o desenvolvimento e a área de produção, permitindo que a empresa voltasse a ter sua operação normalizada e por fim, os demais arquivos que pudessem oferecer o acompanhamento das áreas, tais como os orçamentos.

Sendo assim, o processo de restauração poderia durar alguns dias, porém em poucas horas a empresa já teria normalizado as suas operações, sofrendo menos impacto.

No próximo artigo, vamos falar sobre a frequência do backup e a armazenagem e vamos descobrir se armazenar tudo na nuvem é uma boa estratégia. Até lá!

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